办好接待工作，需要事先做充分的准备，这些准备工作包括：


　　★准备一份原始约会登记本，或者计算机登记系统，根据以往客户来电来函来人的预约记录，整理出当天已事先预约的来访者单位、姓名、职务、时间、事由、接待者，做成一份当日来访预约表，如有必要，可通过电话方式向来访者和被访者再次确认及提醒。


　　★建立来访者名片索引系统，用名片扫描仪将来访者的名片资料储存在计算机里备查，配合来访登记记录，合并成一套来访资料系统，这样既便于完整记载已发生过的来访及结果，也便于上司有事联系客户时，我们可以迅速地借此检索提供准确的信息。


　　★了解掌握企业内可以接待来访者的人员姓名、部门、职务、分机号码，以便及时安排接待。


　　★了解上司的活动安排。预先制一个表格，记下上司当天所有的约会安排已经外出行踪。每天早晨上班，秘书就要向上司汇报当天有哪些安排，提醒他预约的会见时间、地点和对象。这样可以提醒上司不要因为忙而忘记了同客人约好的会面，如果有重要客人突然来访或有要紧事时能随时同他联系。


　　★准备一些笔和便条纸，以便做必要的记录，或者来访者要拜访的人未在，记录其留言。


　　★在办公室的墙上放置一个留言板。这样当有关人员外出时，可以做个留言，这样可以使我们在工作时，随时掌握有关人员的行踪和有关情况。


　　★调整自己的穿着仪表和心态，这是接待工作中不可忽视的礼节，秘书要力求以良好的职业形象迎候来访者，给来访者良好的印象。

　　★如果有名片，接待时一定要将名片随身携带好，当接受来访者名片的时候，应该礼貌第回送一张。